Загрузка...Журнал регистрации приказов – это особый документ, в котором регистрируют приказы по основной детальности, а также фиксируют движения всех приказов внутри организации. В материале мы подробно расскажем, как оформить журнал регистрации приказов и как правильно сделать титульный лист. Также мы поделимся примерами, важными нюансами, которые необходимо учитывать при заполнении журнала и титульника.
Онлайн генератор титульного листа журнала регистрации приказов по ГОСТ
Что такое журнал регистрации приказов
Согласно действующему законодательству страны, в зависимости от своего содержания, приказы могут делиться на 3 группы:
- по основной деятельности. Срок хранения данного документа составляет 10 лет;
- по административно-хозяйственной деятельности. Срок хранения документа 5 лет;
- по личному составу. Срок хранения выбирает сама организация, но минимум такой документ хранится 3 года. Максимальный срок хранения составляет 75 лет.
Журнал регистрации приказов обязательно нужно прошнуровать и пронумеровать, а также поставить подпись директора и печать организации. В самом журнале фиксируются все приказы:
- о приёме на работу;
- о перемещении сотрудников;
- об увольнении кадров;
- об аттестации и переаттестации всех кадров;
- об изменении фамилии;
- о поощрении и награждении сотрудников;
- информация по всем выплатам;
- все виды отпусков работников с тяжёлыми и опасными условиями труда;
- информация о командировках;
- об отпусках по уходу за ребёнком.
Если в организации очень большой документооборот, то лучше завести несколько журналов учёта приказов. В каждом из них будут храниться документы, которые соответствуют определённому сроку хранения
Как правильно оформлять титульный лист и книгу учёта приказов
Журнал учёта приказов ведётся в свободной форме. Но это не отменяет необходимость соблюдать основные правила оформления данного документа. Титульный лист (обложка) журнала должен содержать следующие моменты:
- все даты, когда начали и закончили журнал;
- наименование и полное название организации. Реквизиты указывать не нужно;
- продублированное с обложки название документа.
Индекс журнала должен соответствовать номенклатуре дел, которая принята в данной организации. Также нужно указать сотрудника, который отвечает за его ведение. Сделать это можно тремя способами:
- разместить данные об ответственном лице в конце журнала. Т.е. на последней странице написать ФИО сотрудника;
- указать ФИО и должность ответственного лица на титульнике (обложке). Чаще всего используют данный вариант, благодаря чему сразу видно, кто отвечает за ведение журнала;
- третий способ – это расположить данные о сотруднике на каждой странице документа. Располагается эта запись в нижней части листа.
Если вы создаёте электронный журнал, то внести эту информацию можно в нижний колонтитул страницы.
Как вести журнал регистрации учёта приказов
Как говорилось выше, стандартного порядка внесения записей в журнал нет. Однако есть определённая последовательность, которой необходимо придерживаться:
- Внесите в журнал номер приказа.
- Проставьте даты.
- Укажите тип и вид документа, который вы вносите в журнал.
- Занесите в журнал все данные о сотруднике.
- Внесите краткое содержание документа.
- Укажите основание документа.
Заключение
Журнал регистрации приказов – это внутренний документ. Т.е. доступ к нему имеют только сотрудники организации. В него нужно носить данные о каждом документе, начиная о справке о приёме на работу, заканчивая приказом об увольнении сотрудника. Унифицированной формы журнала нет. Однако есть ряд важных нюансов, которые нужно соблюдать при ведении журнала. Очень важно изучить и соблюдать их, чтобы не получить претензии при проверках.
Если у вас возникли трудности, вы можете скачать на нашем сайте пример заполнения титульного листа. На образце будут указаны все важные моменты и подробное описание всех нюансов.
Образец титульного листа журнала регистрации приказов
